(Постанова від 05.01.2004 р. №1). Раніше уніфіковані бланки були обов'язковими, роботодавці не могли користуватися власними напрацюваннями, тепер держкомстатівські зразки мають рекомендаційний характер.

Табель робочого часу (зразок наповнення Т-13) адаптований для автоматизованого оформлення. Він використовується у підрозділах, які оснащені турнікетами з автофіксацією часу прибуття та вибуття персоналу та ведеться електронний журнал обліку робочого часу. Бланк Т-12 поєднує можливості обліку відпрацьованого часу та розрахунку заробітної плати.

У бюджетному секторі використовується табельна форма по ОКУД 0504421, зразок заповнення відрізняється від шаблонів, якими користуються комерційні фірми. Структура цього документа затверджено Мінфіном РФ у наказі від 30.03.2015 р. № 52н.

Правила заповнення табеля обліку робочого часу 2018

Документ оформляється щомісяця в одиничному екземплярі. Вносити дані можна вручну або за допомогою комп'ютерної техніки. Співробітник, який відповідає за достовірність, повноту і своєчасність складання табеля, призначається керівником підприємства наказом.

Як заповнювати табель обліку робочого часу:

• документ починають готувати до заповнення перед початком чергового календарного місяця;
• у титульній частині повинні бути відображені дані про підприємство-роботодавця, підрозділ, дати початку та закінчення облікового періоду;
• у табличному блоці вводяться відомості, що ідентифікують працівників (П.І.Б., посада);
• дні місяця розмежовуються по шпальтах;
• у осередках на перетині дат та прізвищ відображається інформація про відпрацьований годинник та зміни;
• вихідні та святкові дні мають бути виділені спеціальними позначеннями;
• дані щодо відпрацювання по кожному співробітнику заносяться в документ щоденно;
• відомості про нез'явлення з поважних причин повинні мати документальні обґрунтування;
• для запізнень та прогулів застосовують спеціальні літерні шифри.

Інспектор з кадрів та інші відповідальні особи повинні знати, як заповнюється табель обліку робочого часу та дотримуватися цього порядку. Готовий документ обов'язково засвідчується підписом керівника компанії – без цього елемента бланк може бути прийнято до обліку бухгалтерією, не вважається дійсним.

Табель обліку робочого часу: зразок заповнення для підприємств із приватним капіталом

Заповнені форми Т-12 і Т-13 містять єдині цифро-літерні шифри. Ці символи мають бути розшифровані на титульній сторінці. За необхідності введення додаткових кодів вони затверджуються суб'єктом господарювання внутрішнім наказом. Наприклад, явки на робочі місця в денний час можуть бути позначені шифром "Я" або "01", якщо робота проводилася в нічну зміну, то використовують код "Н" ("02"). Повний перелік стандартних кодових позначень наведено у Наказі Держкомстату № 1, датованому 05.01.2004р.

Табель обліку робочого часу повинен містити дані не лише за П.І.Б. працівника, а й на його поточній посаді. Якщо працівник працює на підприємстві на двох посадах на умовах сумісництва, відомості про відпрацювання вносяться окремо для кожної посади. Підприємства та ІП мають право самостійно розробити шаблон табеля та ввести його в систему внутрішнього документообігу своїм розпорядженням. Приклад заповнення табеля робочого часу (2018) за формою Т-12 можна знайти.

Табель обліку робочого часу 0504421: зразок заповнення для бюджетників

Форма варта застосування лише бюджетними структурами. Документ може бути первинним або коригуючим. Для коригувальних табелів необхідно проставляти порядковий номер правок. Бланком передбачено два підсумки з відпрацювання:

• в стовпець 20 вводяться дані про відпрацьований час за першу половину місяця, які потрібні для нарахування авансу;
• у стовпці 37 відображається інформація щодо відпрацювання за повний місяць.

Щодо форми 0504421 зразок заповнення не містить даних про обчислену заробітну плату. Підприємства можуть доповнювати шаблон документа новими колонками або рядками, але не можна видаляти існуючі графи. В обліковій політиці суб'єкта господарювання має бути позначений метод складання табелю:

• Форма 0504421, зразок заповнення її може містити дані лише про відхилення від нормальної тривалості зміни або трудодня. У підсумкових стовпцях фіксуватимуться сумарні показники неявок.
• Також табель 0504421, зразок заповнення його може відображати лише дані про фактичне відпрацювання. У підсумкових колонках показується значення відпрацювання за явками.

Наведений тут зразок заповнення табеля в 2018 методом реєстрації відхилень передбачає заповнення двох рядків на кожну людину. У нижньому рядку вказується причина відхилень. Для цього передбачені спеціальні літерні коди – В (вихідні), Про (відпустки), К (відрядження), А (неявка з дозволу керівництва) тощо. У верхньому рядку за наявності зафіксованого відхилення проставляється кількість годин відсутності на робочому місці.

Якщо в однієї людини протягом дня були дві підстави для невиходу на робоче місце (але в різні години), то відпрацювання відображається двома рядками, тобто посада та П.І.Б. працівника дублюється рядком нижче. Це необхідно, щоб відобразити однією датою кілька літерних кодів та ідентифікувати кількість годин відсутності з кожної причини окремо.

О.В. Орлова, начальник відділу аудиту ТОВ «ПАРТІ»

Дні відрядження в табелі закриті «8»: виправляємо помилку

Таке може статися, якщо табельник неправильно проставить позначки про відрядження в табелі обліку робочого часу. А іноді «вісімки» з'являються просто через несвоєчасне отримання інформації про відрядження.

Якщо табель з неправильними записами ще не закритий, досить просто його переписати, вказавши потрібні коди. А якщо розрахунок з працівником вже зроблено і дні відрядження оплачені виходячи з окладу, а не середнього заробітку. ст. 167 ТК РФ; п. 9 Положення, затв. Постановою Уряду від 13.10.2008 № 749, доведеться виправляти табель та перераховувати зарплату Про те, як це зробити, ми й поговоримо.

Виправляємо табель обліку робочого часу

Це слід зробити одразу після того, як з'ясувалося, що сталася помилка. Необхідності видавати окремий наказ для того, щоб виправити табель, на наш погляд, немає. У вас вже є наказ про направлення працівника у відрядження, у ньому вказані його дати, є службове завдання із заповненим розділом «Короткий звіт про виконання завдання». Якщо наказ про відрядження не скасовувався або не змінювався з будь-яких причин, то він буде підставою для виправлення табеля.

Внесення змін до табеля має бути засвідчено підписами тих осіб, які його спочатку підписували, та печаткою організації.

№ п/п	Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)	Табельний номер	Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця			Відпрацьовано за		Виправленому щодо Волкова І.І. за 4-6 числа місяця з "Я" на "К", з "11" на "8", з "20" на "17", з "88" на "64", з "159" на "135" вірити. Наказ від 01.02.2013 № 17-к
			4	5	6	половину місяця (I, II)	місяць
			19	20	21	Дні
						Годинник
1	2	3	4			5
...
04	Волков І.І. Ме-нед-жер	017	Я До	Я До	Я До	11 8	20 17
			8	8	8	88 64
			Я	Я	Я	9	159 135
			8	8	8	71
...

Відповідальна особа

Працівник

Керівник структурного підрозділу

Перераховуємо виплати працівнику

• <или> працівнику виплачено рівно стільки, скільки й належить.Таке можливе у ситуації, коли середній заробіток та зарплата за дні відрядження однакові. Крім того, багато організацій практикують доплати працівникам до окладу у випадках, коли середній заробіток менший за поточну зарплату за час відрядження. Якщо і у ваших документах (колективному договорі, положенні про оплату праці, положенні про відрядження) є такі положення, перерахунку виплат робити не доведеться;

РОЗПОВІДАЄМО КЕРІВНИКУ

Переплата через неправильне відображення відомостей у табеліне є ні лічильною помилкою, ні результатом несумлінності співробітника ст. 137 ТК РФ; п. 1 ст. 1102, п. 3 ст. 1109 ГК РФ; Визначення ВС від 20.01.2012 № 59-В 11-17; Ухвала Мособлсуду від 12.10.2010 № 33-19764. Тому стягнути її з працівника не можна.

• <или> зарплата вища за середній заробіток.Тоді все, що вам залишається - попросити працівника повернути переплачену суму. Утримувати гроші з працівника без його згоди організація не має права. Не вдасться стягнути цю суму і через суд ст. 137 ТК РФ;
• <или> зарплата нижча за середній заробіток.У цьому випадку працівнику треба доплатити, причому зі сплатою компенсації за невчасну виплату. Вона розраховується виходячи з 1/300 ставки ЦБ РФ, що діяла в період прострочення виплати, та не сплаченої вчасно суми (тобто без ПДФО) ст. 236 ТК РФ.

У будь-якому разі краще скласти бухгалтерську довідку та зафіксувати в ній, до чого привела помилка в табелі – переплаті чи недоплаті. А тепер розглянемо порядок обліку у останніх двох випадках.

Працівнику переплатили

Якщо працівник відмовиться повернути гроші,скоригуйте лише податок на прибуток. Адже надмірно виплачені суми за час відрядження – це необґрунтовані виплати. Тобто за період відрядження потрібно подати уточнену декларацію з податку на прибуток, зменшивши витрати на оплату праці (у частині зарплати), доплатити податок та заплатити пені п. 1 ст. 54, ст. 75 абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. А ПДФО та внески зменшувати не треба (виплата ж працівникові була), тому тут жодних змін вносити не потрібно.

Припустимо, працівник погодився повернути переплату добровільно.Для цього він має написати заяву про те, що просить утримати переплачену суму із наступної виплати. Або працівник може повернути гроші у касу по прибутковому ордеру.

Переплата працівнику означає, що у вас виникла недоїмка з податку на прибуток у тому податковому (звітному) періоді, до якого належить відрядження (у частині надмірно нарахованої зарплати та страхових внесків з неї, які були враховані у «прибуткових» видатках). Тому необхідно сплатити недоїмку та пені та подати уточнену декларацію з податку на прибуток за цей період п. 1 ст. 54, ст. 75 абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. В уточненці слід зазначити правильну суму податку, обчислену з урахуванням змін.

А до заниження внесків переплата не призводить, тому вносити зміни до розрахунків не потрібно ч. 2 ст. 17 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ. Можна просто скоригувати базу цього періоду з урахуванням цієї переплати.

Працівнику недоплатили

Якщо ви доплачуєте працівникові гроші, вносити виправлення до звітності, зданої раніше до ІФНС та фондів, не потрібно. Адже ви нараховуєте працівнику суму в поточному періоді. Отже, саме в цьому періоді вона включається і до складу «прибуткових» витрат на оплату праці підп. 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, та до бази щодо страхових внесків м ч. 3 ст. 15 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ; Лист МОЗсоцрозвитку від 28.05.2010 № 1376-19. Таким чином, у вас не виникло ні недоїмок з податків та внесків, ні помилок у раніше поданих розрахунках та відомостях персоніфікованого обліку.

Вносимо виправлення до бухобліку

Внесення змін до бухобліку потрібно оформити бухгалтерською довідкою. Порядок дій у разі залежить від моменту виявлення помилки в табелі. Розглянемо можливі ситуації.

Помилки в обліку, що були наслідком неправильного заповнення табеля по відряджених працівниках, зазвичай вважаються несуттєвими і п. 3 ПБО 22/2010.

СИТУАЦІЯ 1. Помилка в табелі поточного року виявлена ​​до закінчення(Так найчастіше і буває). Виправлення вносяться в місяці виявлення помилок та п. 5 ПБО 22/2010на підставі виправленого табеля та бухгалтерської довідки.

зміст операції	Дт	Кт
На дату виявлення помилки у поточному році
При переплаті
СТОРНО Скориговано зарплату працівника за дні відрядження (на суму різниці між поточною зарплатою та середнім заробітком)	20 «Основне виробництво»,
СТОРНО Скориговано нараховану суму страхових внесків	20 «Основне виробництво», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати продаж» та інших.
СТОРНО Скориговано суму нарахованого ПДФО	70 «Розрахунки з персоналом з праці»
При доплаті
Ви робите звичайні проводки з нарахування доплати, ПДФО та внесків

СИТУАЦІЯ 2. Помилка в табелі минулого року виявлена ​​після його закінчення,Проте до підписання бухотзвітності минулого року. Зробіть такі ж проводки, як і в ситуації 1, але тільки на 31 грудня звітного року п. 6 ПБО 22/2010.

СИТУАЦІЯ 3. Помилка в табелі за минулий рік виявлена ​​після підписання річної бухоблікості.Вона виправляється записами на дату її виявлення в поточному році п. 14 ПБО 22/2010.

зміст операції	Дт	Кт
На дату виявлення поточного року помилки минулого року
При переплаті
Відображено суму переплати відрядженому працівнику	70 «Розрахунки з персоналом з праці»	91-1 «Інші доходи»
Враховано переплату за страховими внесками	69 «Розрахунки із соціального страхування та забезпечення»	91-1 «Інші доходи»
Відбито заборгованість щодо повернення зайво утриманого ПДФ Л п. 1 ст. 231 НК РФ	68 «Розрахунки з податків та зборів»	70 «Розрахунки з персоналом з праці»
При доплаті
Відображено суму доплати відрядженому працівнику	91-2 «Інші витрати»	70 «Розрахунки з персоналом з праці»
Нараховано страхові внески із суми доплати	91-2 «Інші витрати»	69 «Розрахунки із соціального страхування та забезпечення»
Нараховано ПДФО із суми доплати	70 «Розрахунки з персоналом з праці»	68 «Розрахунки з податків та зборів»

Незважаючи на те, що різниця між середнім заробітком і окладом може вийти зовсім невелика, клопоту, пов'язаного з виправленням помилки, як бачите, все одно буде багато.

Крім того, організація може втратити гроші, якщо працівник відмовиться повернути переплату. Тому має сенс оголосити догану табельнику або іншому працівникові, винному в тому, що в табелі виявилися невірні відомості.

Коригуючий табель обліку робочого часу використовується для комфортного внесення виправлень до основного документа, який вже був заповнений. Оформлення його припустимо одного фахівця чи цілий штат співробітників.

Значення та порядок складання

Коригуючий табель обліку робочого часу (далі за текстом – КТУРВ) відповідно до норм чинного трудового законодавства потрібен, щоб кадровий фахівецьдо документа, який вже заповнений, міг внести зміни. Головна вимога, якої необхідно дотримуватися – новизна та актуальність нової інформації.

Оформлення та здавання здійснюється не рідше, ніж двічі на місячний період(Ст. 136 ТК РФ). Саме на основі цих даних працівникам фірми нараховується платня.

Досить поширені ситуації відсутності працівника на безпосередньому місцівиконання обов'язків (при цьому є нез'ясованими).

Якщо кадровику доведеться чекати на прояснення ситуації і лише потім здавати готовий документ до архіву, це буде визнано порушеннямтрудового законодавства Тому компанії вдаються до оформлення КТУРВ.

Бланки представлені формами Т-12, Т-13. А якщо папір ведеться в установі бюджетного характеру, застосовується спеціалізований шаблон №0504421(хоча деякі організації використовують бланк Т-13).

Базова відмінність КТУРВ полягає в тому, що в «шапці» є дещо інші позначення. У ній так і прописується, що папір має коригуючий характер.

Важливу роль грає й інша нумерація паперу. В основному КТУРВ вона не враховується, а в коригуючому завжди мають місце порядкові номери. В іншому табель має ту ж змістовну частину, що й основний папір, тому що повністю його повторює.

А тепер варто розглянути часові інтервали складання та дії паперу. Папір може надійти до бухгалтерії протягом півроку з моменту, коли основний табельбув заповнений та закритий. Навіть у цьому випадку з боку бухгалтерського відділу заходи щодо перерахунку зарплати є обов'язковим. Хоча відповідно до рекомендаційних табелів табельник займається його складанням і здаванням не пізніше 5-го числа.

Кожна із ситуацій має розглядатися в індивідуальному порядкуПроте до документа традиційно додається пояснювальна записка. Така обставина має безпосередній взаємозв'язок із тим фактом, що лікарняний листпред'являється із запізненням.

Тому особливо передбачливі роботодавці запровадили практику уточнення докладних моментівіз співробітниками, які не з'явилися на службу, телефоном.

Ще одна особливість документа у тому, що до нього завжди додається службова записка, складанням якої займається співробітник, відповідальний заповнення паперу.

Якщо працівник перебуває у поїздці на відрядження, він займається веденням цього документа в самостійному порядку.

За виконання подібних функцій він вправі розраховувати на доплатуу зв'язку із збільшенням кількості трудових обов'язків. Так що якщо в подібний табель потрібне внесення якихось змін, оформленням займається сам співробітник, оскільки саме він визнаний відповідальною особою за коректність відомостей, що вносяться.

Якщо внесення коригувань здійснюється за кількома працівниками одночасно, найдоцільніше складати КТУРВ кожного з них окремо, це дозволить домогтися мінімізації помилок.

Якщо говорити про помарках, недоліках та похибках, що виникають у процесі заповнення КТУРВ, вони полягають переважно в наступних моментах:

• відсутність у заповненій формі відмітки про факт прогулу співробітника (при неявці працівника на місце безпосереднього виконання трудових обов'язків слід щодня проставляти«ПН» замість того, щоб зволікати та чекати на прояснення обставин);
• пред'явлення з боку працівника лікарняного листка за минулий періодд або його повернення, що явно не йде на користь роботодавцю;
• в удосконаленому документі немає підпису керівника;
• відсутність надання допоміжних доказівчому саме співробітник був відсутній на робочому місці.

Період, протягом якого здійснюється зберігання документа, перебуває у прямій залежності від виконуваних ним функцій:

Припущення помилкових відомостейу КТУРВ може обійтися роботодавцю у сумі штрафу, що сягає 80 000 грн. (згідно зі ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення).

Внесення виправлень

Якщо з боку табельника відбулося письмове формулювання, пов'язане з необхідністю внесення корективів, а основний ТУРВ був заповнений, є можливість внесення змін без перепечатування.

Відбувається цей процес за допомогою перекреслення хибних відомостей та попутного встановлення дійсних даних.

Поля повинні містити такі елементи:

• посилання на документ з корективами, що містить дані про номер, дату складання (за відсутності можливості помістити цю фразу повністю, потрібно лише назва документу, його номерне значення, день складання);
• «автографи» всіх осіб, які брали участь у підписанні базового табеля;
• розшифровка всіх поставлених підписів;
• посади, які обіймають особи, які несуть відповідальність за заповнення, та був вказується сфера роботи (фактична посада) керівника.

Внесення змін до одного і того ж документа може здійснюватися декілька разів, причому як у конкретному співробітнику, і по декільком. Відомості з коректуючої документаціїпідлягають внесенню до більшості.

Найзручніше робити це оформлення в електронному вигляді, оскільки заміни на папері бувають проблематичні. Якщо необхідно підкоригувати всього кілька літер, можна обійтися простим внесенням виправлень до чинного документа.

Зразок заповнення та правила

Насправді сформувався певний порядок внесення змін у зазначені дані, якому рекомендується беззастережно слідувати.

1. Спочатку встановлюється факт необхідності коригування. Наприклад, це може бути пов'язано з надмірно пізнім наданням доказової бази, на підставі яких проводиться заповнення документа.
2. Потім готується Пояснювальна запискавід працівника, відповідального за ведення КТУРВ. Цей елемент вважається обов'язковим навіть у державних організаціях. Тим не менш, фахівці дають рекомендації щодо його складання у будь-якому випадку, коли виправлення мають місце.
3. Складання безпосередньо самого документа. Проводиться цей процес відповідно до тих самих правил, що й основний папір. Єдина відмінність полягає у проставленніу межах назви слова "коригуючий".

   Якщо формі є значення, що з номером коригування, у ній проставляється порядковий табельний номер, початок йде з одного. Цей захід потрібний для ситуацій, у яких виробляється складання кількох КТУРВ.

Щодо структури та змісту документа використовується кілька варіабельних підходів.

1. Необхідність повного повторення змісту основного паперу, який оформлявся раніше. Вочевидь, в облік слід прийняти внесені виправлення. Ця позиція закріплена у постановах Мінфіну РФ.
2. Документ включає виключно виправлення. Тобто безпосередньо дані щодо тих співробітників, відомості щодо яких підлягали змінам.

У зв'язку з відсутністю чіткого регламенту щодо алгоритму заповнення КТУРВ кадровики отримали свободу дій, тому що неправильне заповнення документа не тягне за собою будь-яких серйозних наслідківяк покарань. Але якщо взяти до уваги присутність роз'яснень від Мінфіну РФ, рекомендується використовувати перший підхід вирішення цього питання.

Слід пам'ятати і факт заповнення коригувальних документів виходячи з табельних номерів, а чи не конкретних осіб. Пов'язано це з тим, що якщо працівник у стінах однієї організації поєднує дві посади(тобто виконує трудові обов'язки за сумісництвом), нею виконується заповнення двох персональних карток, і навіть здійснюється присвоєння двох номерів.

Таким чином, коригуючий документ з обліку робочого часує важливим та широко використовується в рамках діяльності підприємств державного та приватного сектора.

Він дозволяє безперешкодно вносити до документів зміни та дотримуватися законодавчої бази щодо заповнення базових паперів. Нормативного зразка документа немає, проте є кілька шаблонів, яких і дотримуються конкретні організації спрощення процесу ведення аналізованих паперів.

Детальніше про підготовку табеля, що коригує, дивіться нижче на відео.

як правильно виправляти ПН у табелі обліку робочого часу. Співробітник не виходив працювати, тобто. ми не знали що з ним-ставили ПН, тепер знаємо цю інформацію, як нам вчинити з табелем?

Відповідь

Відповідь на запитання:

Як випливає з уніфікованої форми № Т-12, затвердженої позначенням «ПН» у табелі обліку робочого часу вказуються неявки працівника з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин).

Якщо Ваша організація є бюджетною, то зміну внесеного запису «ПН» необхідно оформити за допомогою заповнення коригувального табеля за формою № 0504421.

Вам буде корисно дізнатися про Табелі обліку робочого часуу матеріалі за посиланням.

У комерційних організаціях: якщо надалі співробітник надасть документи, що підтверджують хворобу або буде визнано факт прогулу, табель потрібно уточнити у заповненій формі. У ньому літерний код "ПН" виправте на код "Б" - тимчасова непрацездатність (хвороба) або "ПР" - прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин). Умовні позначення явок та неявок наведені на титульній стороні табеля по формі № Т-12, затвердженої ухвалою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1.

Якщо організація використовує самостійно розроблену формутабеля, то вона має право вказати ті буквені коди, які затверджені та відповідають неявці, тимчасовій непрацездатності та прогулу співробітника.

Коригуючий табель може оформити будь-яка організація. Якщо Ваша організація не бюджетна та застосовує табель за формою Т-12, Т-13, то перед словом табель потрібно внести запис «коригуючий» та оформити табель за співробітником (співробітниками), за якими відбулися зміни у даних обліку робочого часу. І тут старі дані в табелі не відображаються, а вказується лише актуальна інформація. Як правило, в бухгалтерію такий табель передається із супровідною запискою начальника відділу кадрів, у якій пояснюється суть змін (причина оформлення коригувального табеля)

Є ще один спосіб зміни табеля (як будь-якого первинного облікового документа), він ґрунтується на положеннях ст. 9 Федерального закону 06.12.2011 № 402-ФЗПро бухгалтерський облік (зі змінами на 4 листопада 2014 року) та п. 4.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (утв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105,згідно з якою зміни можна внести безпосередньо до початкового табеля шляхом закреслення невірних даних однією рисою, внесення вище на вільному просторі відповідних розділів уточненої інформації та на вільному місці старого табеля посвідчувальним написом: «По майстру Іванову таб. № 1 виправлено за 22, 23, 24, 25 серпня 2015 року код «ПН» на код «Б» на підставі листка непрацездатності від ______________ вірно. Начальник відділу кадрів _ підпис /Ф,І,О, та дата внесення запису». Нині у бюджетних організаціях такий спосіб виправлення застосовувати годі, т.к. їм нормативно передбачений саме коригуючий табель. Комерційні організації можуть вибрати спосіб виправлення в табелі.

Подробиці у матеріалах Системи Кадри:

1. Ситуація:Які форми табеля потрібно використовувати для обліку робочого часу працівників

Облік фактично відпрацьованого часу слід по кожному співробітнику.

У комерційних організаціях використовують типові форми:

• табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці за формі № Т-12 ;
• табель обліку робочого часу за формі № Т-13- при автоматизованій обробці даних.

Зразки форм та вказівки щодо їх заповнення затверджені ухвалою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1.

Крім того, комерційні організації можуть розробити форму табеля самостійно(ст. , Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, лист Мінфіну Росії від 4 грудня 2012 р. № ПЗ-10/2012).

У бюджетних організаціях та установах застосовують типову форму табеля обліку використання робочого часу за формі №0504421.

2. Ситуація:Питання з практики: як заповнити табель обліку робочого часу за формою №0504421

У бюджетних організаціях та установах застосовують типову форму табеля обліку використання робочого часу № 0504421.

Табель застосовують для обліку використання робочого часу або реєстрації різних випадків відхилень від використання робочого часу. Вибір способу заповнення табеля закріпіть у локальному акті у межах формування облікової політики установи.

Табель заповнює відповідальну особу, призначену наказом, щомісяця загалом по установі або у розрізі структурних підрозділів: відділів, відділень, факультетів, лабораторій тощо, та відокремлених підрозділів: філій.

Табель відкривають щомісяця за 2-3 дні на початок розрахункового періоду виходячи з табеля за місяць.

Зміни облікового складу працівників у табелі проводять на підставі документів з обліку праці та її оплати: наказів про прийоми, звільнення тощо.

У табелі реєструють випадки відхилень від використання робочого часу або фактичні витрати робочого часу.

У верхній половині рядка по кожному працівнику, у якого були відхилення від нормального використання робочого часу, записуються години відхилень, а в нижній - умовні позначення відхилень. У нижній частині рядка записують години роботи в нічний час.

Всі умовні позначення наведені в Методичні рекомендації. За необхідності можна запровадити додаткові умовні позначення у межах формування своєї облікової політики.

При реєстрації відхилень та наявності в одного працівника двох видів відхилень в один день (період) нижню частину рядка записують у вигляді дробу, чисельник якого – умовне позначення виду відхилень, а знаменник – години роботи, наприклад Н/2, що означає дві години нічної роботи . За наявності більше двох відхилень в один день прізвище працівника в табелі слід повторити та відзначити третє та наступні відхилення у нових рядках.

Заповнений табель підписує відповідальний співробітник та у встановлені в установі терміни здає у бухгалтерію для проведення розрахунків.

Якщо табель заповнений некоректно або вимагатиме внесення змін, то потрібно оформити коригуючий табель, складений з урахуванням змін у порядку та строки, передбачені документообігом установи. При цьому у рядку «Вигляд табеля» вказують значення «первинний», а при поданні табеля зі змінами: «коригуючий» та номер коригування. Цифра «0» означає надання первинного табеля, цифри починаючи з одиниці – відповідно номер коригування. Дані коригувального табеля є підставою для перерахунку заробітної плати за календарні місяці, що передують поточному місяцю нарахування заробітної плати.

Табель заповнюють за період, за який передбачено виплату заробітної плати.

Періоди заповнення та терміни подання табеля до бухгалтерії слід зафіксувати в акті в рамках формування облікової політики установи у частині графіка документообігу.

Зазначений порядок заповнення табеля наведено в Методичні рекомендації, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р. № 52н, і повністю дублює Методичні рекомендаціїпро порядок заповнення попередньої форми табеля, затверджені наказом Мінфіну Росії від 15 грудня 2010 р. № 173н.

Є лише дві принципові відмінності.

Перший момент у тому, що у табелі можна вказувати як випадки відхилення, і фактичні витрати робочого дня. Конкретний спосіб заповнення табеля визначає саму установу.

Другий момент, це обліковий номер співробітника (графи 2, 3). Обліковий момент - це ідентифікатор відомостей про фізичну особу, таких як табельний номер або СНІЛЗ ( додаток 5Методичних рекомендацій, наведених у наказ Мінфіну від 30 березня 2015 р. № 52н). Тому у графі 2 слід проставити табельний номер співробітника, а у графі 3 – СНІЛЗ.

За необхідності установи мають право вносити зміни або доповнення до форми табеля ( абз. 2Порядку, затвердженого постановою Держкомстату Росії від 24 березня 1999 р. № 20).

1. Ситуація:У комерційних організаціях

Якщо причина відсутності працівника на робочому місці не відома, у табелі обліку робочого часу за формою № Т-12або № Т-13поставте літерний код "ПН". Якщо надалі співробітник надасть документи, що підтверджують хворобу, або буде визнано факт прогулу, табель слід уточнити. У ньому літерний код "ПН" виправте на код "Б" - тимчасова непрацездатність (хвороба) або "ПР" - прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин). Умовні позначення явок та неявок наведені на титульній стороні табеля по

У будь-яких організаціях обов'язково ведеться табель обліку робочого дня. Правила оформлення цього документа, його призначення та готовий приклад, який можна використовувати як зразок – це розглядається далі.

Завантажити зразок бланків можна наприкінці статті.

Запланована тривалість зміни та загальна кількість робочих днів на місяці практично завжди відрізнятимуться від годин та днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, який був насправді відпрацьований.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати інформацію про весь відпрацьований період часу.
2. Отримати дані щодо неявок за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким особам, що перевіряють – відповідний опис наведено в таблиці.

бухгалтер	розрахунок всіх виплат, які необхідно перерахувати працюючим: зарплата, відпускні, відрядження та ін.
представник ФНП	інспекторів цікавить коректність нарахування виплат і податків із них: часто компанію перевіряють щодо того, чи була занижена податкова база
співробітник ФСС	відпрацьований час цікавить фонд у зв'язку з розрахунком соціальної допомоги (наприклад, з догляду за дитиною)
працівник трудової інспекції	інспекторів цікавить, чи не було порушено права працюючих
представник Росстату	співробітники Росстату збирають статистичні дані - наприклад, за інформацією з табеля оформляють єдину

Форма: бланк та зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) та адаптувати до потреб компанії.

Документ складається з трьох основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання на лікарняні, простий у зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожна обставина має буквений та цифровий код.
2. Друга (таблична) частина – це власне облік робочого дня. Він здійснюється у щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості щодо виплати зарплати (суми, години та дні, ставка).

Ось як виглядає пустий бланк форми Т-12.

Поряд із формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина – тобто цей документ є простим табелем для фіксування робочого часу, без розрахунків із зарплати. Готовий приклад документа наведено нижче.

Порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені співробітники: вони фіксують робочий час кожного дня. Як правило, відповідальний за коректне оформлення – директор структурного підрозділу (наприклад, відділу продажів). Відповідальність може поділити та його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельника, який фіксує всі відомості.

У будь-якому разі відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільний) – наприклад, наведений нижче документ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися та поставити свій підпис та дату.

У випадку порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує інформацію за кожен день.
2. Після заповнення (після закінчення місяця) документ передають у відділ кадрів.
3. Після відділу кадрів він вступає до бухгалтерії.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнено та підписано всіма відповідальними особами, то його підшивають та відправляють до архіву на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється у небезпечних та шкідливих умовах, час зберігання значно збільшується – не менше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Враховуються лише ті працівники, які мають трудовий договір, у тому числі внутрішні сумісники – щодо них, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані щодо таких працівників:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим виходячи з цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличної частини.

Титульний аркуш

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ Альфа).
2. Коди по ОКУД та ОКПО.
3. Номер – систему нумерації вибирає компанія самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів протягом календарного року.
4. Звітний період – тобто. місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його мають підписати усі відповідальні працівники. Потім документ перетворюється на архівне зберігання.

Таблична частина

Тут потрібно заповнити усі графи:

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється цей розділ. Тут фіксуються відомості здебільшого про 2 форми виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні (позначається кодом 2012).

Усі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку – він буде одним і тим самим, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів та годин.

Наприкінці документа ставлять підписи усі уповноважені співробітники:

• особа, яка веде документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар по заповненню:

Додатковий лист

Є кілька випадків, коли табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо працівник звільняється у середині місяця чи на початку. У цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та години фіксуються саме на додатковому аркуші. А у бланку роблять запис «Звільнений» рівно тією датою, коли й відбулося звільнення. Потім документ здається разом із додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час здавати документ, ставиться код 30 (літерне позначення «ПН»).

У подібних випадках краще робити всі відмітки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальну кількість годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватись не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організовують вахтовий спосіб роботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - Календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал обирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця у небезпечних та шкідливих умовах, то за основу береться період у 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу співробітник не виконував роботу з поважних причин, цей час не враховується (тобто воно виключається повністю).

Нестандартні ситуації: що робити

Найчастіше документ оформляти досить легко, оскільки облік грунтується на рівномірному, однаковому розподілі робочого дня по кожному сотруднику. Проте такий порядок нерідко порушується через певні обставини, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують лише фактично відпрацьований годинник (цілим числом). Відсутність позначають позначкою "Я" або двома цифрами "01".
2. Якщо він захворів, то ставлять "Б", а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного – обов'язкова вимога для такої позначки.
3. Якщо було заплановано, і працівник взяв його за погодженням, відповідно до чинного порядку, ставлять позначення «НВ» (у цифровому варіанті код «28»). Трапляється, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «ПН», але у разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «ПН» закреслюється.
4. Якщо колега вирушив у відрядження, відзначають «К». Коли він офіційно повернеться і почне звичайні обов'язки, ставлять літеру «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня чи тижня, тому табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити у тому, щоб відбити фактичну ситуацію, істинність якої підтверджується документально.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючим бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді слід обережно перекреслити всі неправильні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної межі. Якщо помилкові відомості містяться у сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад.